Le sujet de la récupération de son dossier médical après la fermeture du cabinet de son médecin s’est de plus en plus invité, ces derniers mois, parmi les questions posées à Santé Info Droits, le service téléphonique gratuit sur les droits en santé de France Assos Santé, où juristes et avocats spécialisés répondent aux questions de tous les usagers (01 53 62 40 30).
La cessation de l’activité médicale d’un médecin libéral, hospitalier ou salarié peut être la conséquence d’un départ à la retraite du praticien, de son déménagement, d’une réorientation de sa carrière professionnelle, d’une indisponibilité prolongée – pour maladie par exemple – et bien sûr de son décès.
Tous ces médecins ont cependant une obligation concernant la conservation des archives médicales de leurs patients, notamment pour des questions de responsabilité.
Si le médecin a le temps d’organiser la cessation de son activité…
Un médecin qui exerce en libéral est alors censé prévenir sa patientèle par différents moyens : en les appelant ou en leur envoyant un mail, en disposant une affiche dans son cabinet, éventuellement en mettant une annonce dans la presse locale, etc.
- Si le médecin trouve un successeur pour reprendre son cabinet, il peut proposer à ses patients que ce dernier prenne sa suite. Il peut s’organiser pour présenter son successeur à ses patients et dans ce cas, lui transmettre les dossiers des patients intéressés. Les patients peuvent évidemment refuser et choisir un autre médecin. Ils ont alors la possibilité, soit de récupérer une copie de leur dossier médical contre récépissé, soit de le faire transférer vers le médecin de leur choix.
- Si aucun successeur ne reprend le cabinet, le médecin, comme dans le cas précédent, soit remet une copie du dossier médical à ses patients contre récépissé, soit adresse le dossier à un médecin indiqué par son patient. Le médecin doit malgré tout archiver les dossiers médicaux et documents originaux de ses patients, sans que lui soit imposé une durée légale de conservation. Cependant, le Conseil national de l’Ordre des médecins préconise aux médecins de les conserver une vingtaine d’années après la dernière consultation de chaque patient.
Si le médecin n’a pas eu le temps d’organiser la cessation de son activité
Sa famille sera alors responsable de l’archivage des dossiers médicaux et devra prévenir le Conseil départemental de l’Ordre des médecins de l’endroit où sont conservés ces archives afin que le Conseil puisse, le cas échéant, orienter les patients. La famille est encouragée à faire paraître dans la presse locale, une annonce pour prévenir sa patientèle de la fermeture du cabinet du médecin et inviter les patients à adresser une demande auprès du Conseil départemental de l’Ordre des médecins pour récupérer leur dossier médical. Le Conseil départemental apportera son aide à la famille du médecin.
BON À SAVOIR
– Pour les médecins qui exercent en cabinet de ville, aucun texte ne mentionne de durée légale pour la conservation des dossiers médicaux. Cependant le Conseil national de l’Ordre des médecins préconise aux professionnels de santé exerçant en cabinet de s’aligner, au moins, sur les règles existantes en matière de dossier médical détenu par les établissements de santé. En effet, à quelques exceptions près, l’article R1112-7 du Code de la Santé publique prévoit que les établissements de santé publics ou privés doivent conserver les dossiers médicaux durant 20 ans, à compter de la date du dernier séjour d’un patient.
– Les dossiers médicaux peuvent être rédigés sous forme manuscrite ou informatisés.
– Depuis la loi du 4 mars 2002, le patient et ses proches, en cas de décès, peuvent consulter gratuitement ou demander une copie des informations figurant sur son dossier médical (les frais de reproduction et d’envoi peuvent être demandés).
– L’article R.4127-73 du code de la santé publique précise : « Le médecin doit protéger contre toute indiscrétion les documents médicaux concernant les personnes qu’il a soignées ou examinées, quels que soient le contenu et le support de ces documents. Il en va de même des informations médicales dont il peut être le détenteur. Le médecin doit faire en sorte, lorsqu’il utilise son expérience ou ses documents à des fins de publication scientifique ou d’enseignement, que l’identification des personnes ne soit pas possible. A défaut, leur accord doit être obtenu. »
– L’article R.4127-45 du code de la santé publique prévoit : « I – Indépendamment du dossier médical prévu par la loi, le médecin tient pour chaque patient une fiche d’observation qui lui est personnelle ; cette fiche est confidentielle et comporte les éléments actualisés, nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques. Les notes personnelles du médecin ne sont ni transmissibles ni accessibles au patient et aux tiers. Dans tous les cas, ces documents sont conservés sous la responsabilité du médecin. II – A la demande du patient ou avec son consentement, le médecin transmet aux médecins qui participent à la prise en charge ou à ceux qu’il entend consulter les informations et documents utiles à la continuité des soins. Il en va de même lorsque le patient porte son choix sur un autre médecin traitant. »
Stéphane Gobel, responsable de Santé Info Droits constate que les appels sur le sujet de l’accès au dossier médical suite à la fermeture d’un cabinet aient augmenté ces derniers mois et en profite pour ouvrir le débat : « Indépendamment des points « techniques » qui concernent la mise à disposition des dossiers médicaux lors du départ d’un praticien, et dont les usagers sont finalement mal informés, cette question sous-tend plus largement les enjeux liés aux problèmes de démographie médicale. En effet, au-delà du sujet de la récupération de leur dossier, les patients sont alors souvent confrontés à la difficulté de retrouver ensuite un autre médecin, puisqu’aucun dispositif ne prévoit vraiment l’obligation ou la facilitation de la reprise d’un cabinet qui ferme, ni l’orientation vers des médecins d’autres cabinets qui acceptent de reprendre cette patientèle « orpheline ». Par ailleurs, le sujet du suivi du dossier médical induit l’intérêt de conserver lesdonnées médicales sur Mon Espace santé numérique, automatiquement ouvert en 2022 pour chaque usager affilié à l’Assurance maladie, à la MSA, à la MGEN ou bénéficiaire de l’Aide médicale d’État. ».
Point sur l’activité des médecins généralistes par Alexis Vervialle, conseiller santé chez France Assos Santé
Une étude de la DREES publiée ce mois de mai 2023 corrobore nos constats sur les déficits de l’offre de soins en médecine générale.
Il s’agit d’une étude sur la perception des médecins généralistes sur l’offre de médecine générale dans leur territoire et sur l’évolution des pratiques et des conditions d’exercice. Sont analysées ici les évolutions de l’adaptation des pratiques des médecins généralistes libéraux pour faire face à la baisse de la démographie médicale, comme par exemple, le suivi de nouveaux patients en tant que médecin traitant. Cette étude s’appuie sur les données issues de la dernière vague d’enquête du quatrième panel d’observation des pratiques et des conditions d’exercice en médecine générale, menée par internet et par téléphone entre le 5 janvier et le 22 avril 2022. Plus de 1 550 médecins ont été interrogés pour cette sixième vague d’enquête.
En 2022, 65 % des médecins déclarent être amenés à refuser de nouveaux patients comme médecin traitant ; ils étaient 53 % en 2019.
Pour s’adapter à la tension entre l’offre et la demande de soins, les médecins généralistes adaptent leurs pratiques. Parmi les différentes pratiques adoptées, il en est une qui progresse fortement entre 2019 et 2022 : le refus de prendre en charge de nouveaux patients en tant que médecin traitant. Alors qu’ils étaient 53 % à être amenés à le faire en 2019, ils sont désormais 65 % en 2022. La part de médecins amenés à suivre moins régulièrement certains de leurs patients est, quant à elle, passée de 40 % en 2019 à 44 % en 2022. Ce sont plutôt les médecins de moins de 50 ans, ceux qui ont un volume d’activité élevé, qui exercent en groupe ou encore ceux qui doivent faire face aux plus grandes difficultés de démographie médicale qui adaptent davantage leurs pratiques.
Et pour les médecins hospitaliers ou salariés ?
Si un médecin salarié ou hospitaliser quitte ses fonctions dans un établissement de santé, il doit en avertir préalablement sa patientèle, s’il peut anticiper son départ. Ce sera alors l’établissement qui conservera les dossiers médicaux et pourra donc répondre aux demandes des patients qui souhaitent récupérer le leur ou le faire transférer chez un autre praticien.
Enfin, si la cessation d’activité est liée à la fermeture d’un établissement de santé, l’Agence régionale de Santé (ARS) peut être amenée à jouer un rôle de coordination, notamment pour assurer un suivi des dossiers médicaux.
Les Fiches SID pratique concernant le dossier médical :
- A.3 Accès au dossier médical et aux informations de santé
- A.3.1 Accès au dossier médical et aux informations de santé : les cas particuliers
- A.3.2 Durée de conservation des dossiers médicaux
- A.3.3 Accès au dossier médical : quel recours face à un refus ?
- A.3.4 Accès au dossier médical : lettres types de demande de communication auprès d’un établissement ou d’un professionnel de santé
- A.3.5 Le Dossier médical partagé
- A.3.6 Mon Espace Santé
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